Componentes en el manejo de la productividad: estructuración, protección y adaptación
Los componentes en el manejo de la productividad son la estructuración, la protección y la adaptación. La mayoría de la literatura científica presenta tres elementos principales en los que podemos pivotar y organizar nuestro sistema de trabajo, sin importar el tipo de tarea que nos enfrentemos y nuestras características personales y prácticas.
Estructuración
El primer paso que habría que hacer sería organizar de manera detallada y de forma realista el proyecto.
No está de más recordar el concepto de la disonancia cognitiva, que explica que en los humanos se está produciendo constantemente un conflicto entre las ideas, creencias y emociones de cada uno y la realidad percibida.
El cerebro está constantemente disimulando o directamente reprimiendo cualquier información que contradiga nuestro sistema de valores.
Por ello, es fundamental analizar la tarea o proyecto al que nos enfrentamos, conociendo lo mejor posible nuestras limitaciones, para evitar cualquier tipo de pensamiento.
Es totalmente comprensible sentirse abrumados ante un proyecto, por ejemplo, montar el helicóptero “ingenuity”.
Ponerse retos difíciles suele ser una buena forma de superación personal. En el pensamiento general existe la falsa creencia de que «hay que equivocarse para llegar al éxito». Desde luego que el ensayo/error es uno de los métodos empíricos más antiguos.
Para empezar una tarea hay que saber de antemano si estamos capacitados para ella, y pensar que aprendizaje podemos necesitar para completarla.
Una vez tenidas en cuenta estas ideas, no nos olvidemos de los biorritmos de cada uno (hay gente más diurna o nocturna) y la disponibilidad de horarios. Por ejemplo, no es muy factible hacer dos horas de trabajo productivo después de cenar y habiendo trabajado todo el día.
Algunas técnicas que nos podrían ayudar en esta estructuración de la productividad serían:
– Método L2SERAE: seguir un orden establecido de lectura, subrayado, esquema, resumen, asimilación y exposición.
– Técnica Pomodoro: dividir los bloques de trabajo en 25 min, con un descanso de 5 minutos.
– Implementar objetivos: La idea sería concretizar lo máximo posible lo que queremos llevar a cabo, especificando el «cuando», «dónde» y «cómo», evitando planteamientos más generales del tipo «si hago a, entonces…».
Si tenemos un horario repleto de actividades, podemos utilizar cuatro tipos de estrategias:
1- Planificar con periodos de descansos intermitentes:
Dejando espacio para otro tipo de actividades fuera de lo planificado entre nuestras obligaciones
2- Programarlo todo de manera más compacta:
Dejando grandes espacios de tiempo no programado.
Este diferente tipo de planificación podría depender de qué tipo de actividad nos queremos dedicar en nuestro tiempo libre, ya que el último tipo nos deja tiempo para dedicarnos a cosas quizás más profundas y que requieran de más tiempo.
Por ejemplo, si queremos quedar con un amigo es mejor hacerlo sin agobios ni prisas, mientras que una planificación más intermitente puede dedicarse a actividades más superficiales como salir a hacer algún recado.
3- Marcar fechas límite:
Generalmente, el agobio de terminar una tarea tiende a que tendamos a ser más productivos en ella.
4- NO repetir la misma planificación:
Si, por ejemplo, en nuestra planificación tendemos una situar una misma tarea al final de cada bloque que hemos planificado, es menos probable que la hagamos, porque baja la motivación. Podemos contrarrestar esta tendencia a procrastinar con la estrategia de poner una ficha límite para ello.
Protección
Con la grandísima cantidad de dispositivos conectados a Internet de los que tenemos que depender diariamente, han proliferado multitud de mecanismos para paliarlo. Pero, si algún día podemos estar sin el móvil por ejemplo (no es día laborable, no hay nadie cercano enfermo etc.) directamente abogamos por ponerlo en otra habitación y estar algunas horas a lo nuestro. Si no, existen gran cantidad de apps o extensiones en el navegador que permiten bloquear todo aquello que nos resulte innecesario para ser productivos.
También es evidente que muchas personas (por responsabilidades familiares, por ejemplo) van a encontrar difícil poder encontrar espacios silenciosos donde poder concentrarse en cualquier tarea sin ser molestados, con lo que habría que ser flexibles cuando planificamos este componente, sin obsesionarnos con la perfección absoluta. Si nos costara encontrar ese espacio, creemos adecuado evitar la multitarea lo máximo posible para no atosigar aún más a nuestro cerebro con más inputs, ya que el rendimiento suele disminuir a más cantidad de tareas en la mayoría de las personas.
En relación con los descansos, sería importante no hacer paradas demasiado largas o distractoras, aunque creamos que esto «nos recargará las pilas» y volveremos con más ganas a nuestras obligaciones. Asimismo, está comprobado que cualquier tipo de actividad que tengamos agendada antes de ponernos a estudiar o trabajar será más aversiva. Si es algo que en principio nos apetece, lo disfrutaremos menos pensando en el después, y si es ya algo directamente desagradable, lo veremos aún con peores ojos.
Es inevitable que divaguemos por ejemplo en recados que tenemos pendientes o todas las obligaciones que tenemos que terminar, pero también se ha visto que solemos tender a disfrutar menos de una actividad si luego hay otra que hacer de igual o mayor diversión, por lo que de manera subjetiva ya estamos esperando esa expectativa de recompensa. Tener planificados planes que nos estimulen justo al acabar nuestras obligaciones también puede hacer que intentemos adelantarlos lo máximo posible, así que viendo que de una manera u otra los planes futuros tienden a distraernos, estar en el aquí y ahora es la mejor estrategia para ser más productivos. También, decirnos «he quedado después de trabajar» tiende a ponernos nerviosos que un «he quedado cuando termine a las 8», así que podemos utilizar esta estrategia para las actividades de ocio que hagamos cuando terminemos.
Por último, está comprobado que el uso de ritmos repetitivos o relajantes puede ayudar a que nuestro cerebro emita frecuencias de ondas de baja frecuencia que nos ayude mejor a mantenernos concentrados. El trip-hop o la música clásica puede ayudarnos a que fluyamos mejor en la tarea de cada uno, aunque aquí las preferencias personales son muy variadas. A otras personas podría ayudarles el ponerse sonidos relajantes (cascadas, pájaros) para aislarse del muchas veces agobiante ruido humano. Tenemos que buscar que es lo que nos sienta mejor y aplicarlo sin miedo
Adaptación
La última parte del manejo del tiempo sería la revisión continuada de lo que estamos aplicando. Si somos nuevos aplicando técnicas específicas de productividad, sería raro acertar a la primera con el sistema ideal para nosotros, y aunque en principio parezca menos pesado aferrarnos a un sistema que esté de moda, las preferencias individuales pueden muy grandes y abandonaremos pronto todos nuestros propósitos.
En muchas técnicas se nos dice de marcar de manera diaria nuestro rendimiento, y debemos hacerlo para no tirar de pensamiento mágico, pero a algunas personas esto puede resultar agobiante, así que por ejemplo podemos ir semana a semana en los cambios hasta que hayamos acumulado información suficiente para hacer un balance de lo trabajado.
Otros métodos que nos pueden ayudar serían:
– Aunque parezca tópico, utilizar eventos vitales o de calendario relevantes pueden ayudarnos a quitarnos de encima la pereza de realizar nuevos cambios, sobre todo implementando algo que no nos apetece demasiado.
– A pesar de que antes no hayamos recomendado la multitarea, en ocasiones podemos utilizarla compaginando por ejemplo tiempo libre con alguna obligación pero que disfrutemos, o poder escuchar algo interesante mientras hacemos algo rutinario que no nos exija casi ninguna concentración. De nuevo, la variabilidad individual es muy grande y hay evitar dejarse llevar y copiar a lo que a otros les va bien.
– No hace falta comprimir todas las tareas aversivas y esperar a que las podamos cumplir a rajatabla, en ocasiones tener un enfoque más relajado y permisivo puede hacer que nos sintamos menos constreñidos y ser más productivos.
– En lo comentado anteriormente, se ha visto que los plazos impuestos desde fuera suelen resultar en mejor rendimiento que aquellos autoimpuestos. Si tenemos una responsabilidad con alguien (sobre todo si puntuamos alto en Afabilidad) puede hacer que nos autoengañemos menos y acabar antes la obligación.
Autor
El Psicólogo General Sanitario, David Cueto Marcos, se formó en la Universidad de Oviedo y cursó un Postgrado en Psicopatología Clínica por la Universidad de Barcelona. Colabora desde hace años en CEPTECO (León) y en el Despacho Dr. Guilera (Barcelona) en áreas de aprendizaje infantil, dislexia y trastornos clínicos de ansiedad en adolescentes. Además, colabora con la UB como tutor de prácticas y mantiene una actividad educativa y divulgativa desde diferentes blogs, como autor de libros y asesorando a diferentes colegios del área de Barcelona.
Bibliografía
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Cirillo, F. (2018). The Pomodoro technique: The life-changing time-management system. Random House.
Kučikienė, D., & Praninskienė, R. (2018). The impact of music on the bioelectrical oscillations of the brain. Acta medica Lituanica, 25(2), 101.
Malkoc, S. A., & Tonietto, G. N. (2019). Activity versus outcome maximization in time management. Current opinion in psychology, 26, 49-53.